Gestor da CGE cria sistema para Inspeção e Auditoria

Novo sistema é o primeiro no país a interagir com o Sistema Eletrônico de Protocolo (SEI)

A Controladoria-Geral do Estado de Goiás (CGE), por meio da Superintendência de Gestão Integrada, colocou em operação no final de 2021 o Sistema de Gestão de Inspeção e Auditoria (SGI). Testado em teletrabalho, durante o período da pandemia do Covid-19 pelos gestores de inspeção, a ferramenta se revelou um sucesso. O sistema foi totalmente desenvolvido pela Gerência de Tecnologia do órgão. 

A ferramenta, compatível com o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), é a primeira no país a disponibilizar este serviço. Ela destina-se a ajudar na preparação das auditorias e inspeções desde o momento da análise dos dados, criação das ordens de serviço, criação dos processos de forma automática no SEI, padronização na criação de documentos de ação e controle, upload das evidências e controle de prazos.

Com a nova ferramenta, os auditores podem acessar de forma on-line a plataforma de dados da CGE. Devido a seus recursos e customização, o SGI permite a melhoria da qualidade dos dados, redução do tempo de conclusão da auditoria e o aprimoramento do processo e ajuda no controle de qualidade. Para Hélio Machado, subcoordenador do Grupo Especial de Auditoria, Inspeção e Contratos da CGE (Geaic), o SGI permite a emissão de relatórios que facilitam a análise de dados pela alta gestão da CGE.

Segundo Hélio Machado, a primeira ordem de serviço expedida pelo SGI foi em março/2021. De lá até setembro/2022, foram fiscalizados R$ 7,5 bilhões nos contratos em andamento pelo Estado de Goiás. Para ele, uma vantagem dessa ferramenta ser construída pelos técnicos da Controladoria é que os ajustes podem ser feitos à medida que surgem as demandas.

O Sistema de Gestão de Inspeção e Auditoria começou a ser gestado em 2019. A ideia inicial era adaptar o sistema desenvolvido pela Controladoria-Geral da União (CGU). Depois de análise técnica, verificou-se que seria impossível, pois o sistema estava em desenvolvimento e não era compatível com o SEI, que gere os processos do governo goiano. “E todos os processos de Goiás já eram eletrônicos e realizados no SEI”, enfatiza Gustavo Gonçalves, gestor de Tecnologia da Informação que projetou o novo sistema.

Antes da utilização do SGI, o controle era feito por planilha on-line no Smartsheet, um software pago de gerenciamento de trabalho. Após diversas reuniões com servidores que trabalham diretamente com inspeção e auditoria, Gustavo Gonçalves iniciou a codificação e a transcrição das necessidades levantadas pela área para a linguagem de máquina. O novo sistema entrou em operação em 2021 e foi utilizado, no período de teletrabalho, pelos técnicos da inspeção. A experiência exitosa abriu caminho para que o SGI fosse encampado também pela área de auditoria.

Ao importar documentos do SEI de forma amigável, a nova ferramenta evita o retrabalho.  Outra vantagem do SGI é o controle de prazos. Dentro do SEI, as ordens de serviço se perderiam.  O sistema emite alerta e direciona para uma tela de trabalho para que não seja esquecido. Segundo Gustavo Gonçalves, até a primeira quinzena de setembro deste ano foram executadas 1.265 ordens de serviços e estavam vinculados ao sistema 1.336 processos. “Os coordenadores já perceberam a maior agilidade nos prazos”, lembra.

Agilidade e economia
Usuário do sistema, o gestor de Regulação e Controle, Rafael Rezende Aidar, afirma que “embora ainda não tenha sido mensurada a economia de tempo na resolução dos processos de inspeção e auditoria, é visível a maior produtividade e controle de prazos. Também passamos a ter uma padronização nos trabalhos, uma vez que é distribuído por blocos de achados, recomendações, encaminhamentos e resultados”. Até o momento, nas inspeções da CGE foram fiscalizados R$ 58,45 milhões em processos de compras do Estado, que geraram uma economia potencial de R$ 1,2 milhão.

O segundo módulo do SGI, em operação no final do segundo semestre de 2021, foi construído para a gerência de Monitoramento. A gerente Vania Cristina Gonçalves acredita que com a utilização do SGI foi possível uma melhor organização e distribuição do trabalho, com fácil acesso a prazos e andamento de relatórios. “Aos poucos, estamos produzindo gráficos das ações monitoradas. E em breve poderemos acessar as ações de controle da auditoria”, afirmou.

O SGI está em fase de maturação e recebe atualizações para se modelar cada vez mais às necessidades da CGE. Sua implantação é feita por módulos e a próxima área a receber será a Gerência de Auditoria de Programas. A gerente Elizabete Fernandes Ribeiro acredita ser uma excelente e necessária ferramenta para o controle da gestão dos trabalhos de auditoria, que permitirá a padronização dos procedimentos, o fluxo do processo, o acompanhamento de prazos, gerenciamento dos trabalhos pelas instâncias superiores e outras informações importantes.

Elizabete Ribeiro acredita que como o sistema oferece o registro do histórico de cada auditoria, se tornará um importante banco de dados das auditorias realizadas pela CGE. “A expectativa da equipe é que todos os trabalhos de auditoria sejam realizados dentro do sistema ainda em outubro de 2022, tendo em vista que as adequações do módulo de auditoria estão em finalização”, diz.

Controladoria-Geral do Estado (CGE) – Governo de Goiás